Back-up Data Sekolah: SEKARANG JUGA !

Izinkanlah saya sedikit berbagi pengalaman..
Saat saya menjadi staf Sistem Informasi Manajemen (SIM) SMKN 4 Malang tahun 1999, saya pernah mengalami musibah (yang tak terlupakan hingga sekarang) akibat keteledoran saat proses input nilai Ebtanas siswa kelas 3 se-Sub Rayon 17 SMK di Kota Malang awal bulan Juli 1999, pekerjaan yang memakan waktu seminggu lebih itu RAIB / MUSNAH 'seketika' begitu saja tanpa sisa akibat karena kesalahan prosedur yang sebenarnya tidak disengaja, yaitu menyentuh tombol fungsi yang menghapus seluruh data!

Mau tak mau pekerjaan itu akhirnya harus saya ulang kembali siang dan malam karena harus segera dikirim ke Dinas P & K Provinsi sebelum tenggat waktunya..

Petaka itu memberi HIKMAH, setelah kejadian itu saya punya kebiasaan baru untuk mem-back-up (menyalin) semua file data & informasi yang saya kerjakan...dan mengkompilasi (menghimpun) semua data & informasi yang dibuat oleh kolega saya di sekolah setiap akhir tahun dengan flash-disk atau external hard disk.

Sebagai staf SIM, biasanya saya menghimpun data tersebut ke dalam folder & sub folder (merujuk kepada format Monitoring & Evaluasi 1999/2000) dengan konfigurasi sebagai berikut:

01 Kepala Sekolah, sub folder:
011 Administrator
012 Enterpreneurship
013 Leadership
014 Managerial
015 Supervisor
016 Visi & Misi
017 Surat Keputusan
018 Surat Tugas
019 Monitoring & Evaluasi

02 Komite Sekolah, sub folder:
021 APBS
022 Surat Edaran
023 Nota Kesepahaman

03 Tata Usaha, sub folder:
031 Kepegawaian
032 Kesiswaan
033 Keuangan
034 Sistem Informasi Manajemen
035 Sistem Administrasi Sekolah
036 Persuratan (e-mail)
037 Perjanjian Kerja Sama
038 Struktur Organisasi
039 Proposal

04 Kurikulum, sub folder:
041 Kurikulum & Modul
042 Guru Tetap
043 Guru Tidak Tetap
044 Jadwal & KBM
045 Formatif-Sumatif
046 Ujian Nasional
047 Nominatif
048 Kenaikan Tingkat
049 Ketamatan

05 Humas, sub folder:
051 Bursa Kerja Khusus
052 Prakerin
053 Kunjungan Industri
054 Kerjasama Internasional
055 Promosi

06 Kesiswaan, sub folder:
061 PSB & MOS
062 Tata Tertib
063 Ekstra Kurikuler: OSIS, Pramuka, PMR, Paskibra, dsb
064 Asuransi Siswa

07 Sarana-Prasarana, sub folder:
071 Inventaris Mesin, Alat & Bahan
072 Perawatan & Perbaikan
073 Pelestarian Lingkungan Hidup
074 Pemetaan & Siteplan

08 Bimbingan Konseling
09 Perpustakaan
10 Unit Produksi & Jasa

Semua data yang terhimpun dalam flash-disk/external harddisk itu saya scanning virus terlebih dahulu (sampai benar-benar bebas virus) sebelum di-back up (disalin) semuanya ke dalam 1 keping CD yang kemudian digandakan menjadi 2 keping untuk disimpan di:
- rumah kepala sekolah (CD master)
- rumah komite sekolah (CD copy)
- brankas sekolah (CD copy)

Dengan demikian jika terjadi bencana alam, musibah (banjir/kebakaran) atau gangguan keamanan yang mengakibatkan kerusakan/kehilangan komputer berikut file-file data & informasi penting sekolah di dalamnya, maka semua data tersebut tetap AMAN diantara 3 lokasi tersebut di atas. dalam kondisi force-majeure begini pastilah data & informasi di dalam CD tersebut menjadi SANGAT MAHAL, PENTING dan BERNILAI ketimbang komputer yang rusak/hilang 'kan?

Di sisi lain, meskipun setiap file memiliki metadata, tetapi tidak ada salahnya kita rajin menulis kode tanggal di setiap file tersebut, biasanya saya tulis kode tanggal di akhir nama file untuk DOKUMEN (contoh: Nilai Matematika Kelas XI 240907) dan di awal nama file untuk FOTO (contoh: 070917 Kunjungan ke Gwangju
Design Center). mengapa kode foto saya tulis terbalik (tahun,bulan,tanggal) dan ditempatkan di awal? karena file foto umumnya berseri (serial), dengan pola ini saya cukup terbantu dalam hal menyusun (men-sortasi) sekuensi fotonya..

Kegiatan back-up data dapat dilakukan berkala, per-semester untuk sekolah dan per-bulan untuk masing-masing bagian atau per-minggu untuk kelas.

Inilah sekelumit pengalaman pribadi yang dapat saya bagi, mudah-mudahan kita terbiasa bekerja dengan komputer secara apik, rapi, cermat, dan aman.. silakan mengembangkan konfigurasi folder dan sub folder menurut situasi dan kondisi sekolah masing-masing

sekecil apapun langkah kita, pasti ada manfaatnya..
selamat mem-back-up data!

salam hangat dari senayan..